广州法泽社区公益基金会行政事务管理制度
2019-11-18

广州法泽社区公益基金会行政事务管理制度

 

第一章 会议制度

第一条 会议应根据实际工作需要召开,着眼于有效沟通、协调机构内部各方面关系、解决问题及安排日常工作;会议应注重质量,提高效率。会前做好充分准备,对工作进展安排尽量具体化、量化,杜绝形式主义;严格会议纪律。行政部做好会议安排,与会人员应认真准备,不得缺席,确因个人紧急事务需请假的,须向会议主持人请假,必要时请他人代为参会。

第二条 会议类型及其安排。

a)   基金会月度例会:时间每月1次或2次,具体时间根据实际工作需要确定;与会人员:基金会全体员工;主要内容:商讨机构发展战略、项目规划、项目执行情况、项目评估以及对外合作等重大事宜;总结基金会本月工作,确定下月工作计划等。

b)   部门周例会:时间由各部门自行决定。与会人员:部门工作人员;主要内容:商讨部门工作事项等。

c)    会议记录:会议应安排相应工作人员做好会议记录,重要会议将记录电子版发至机构秘书长、副秘书长,同时按照机构相关规定归档。

 

第二章  办公用品管理规定

第三条 基金会的电脑由具体使用人负责管理。使用电脑的信息载体必须安全存放、保管,防止丢失或失效。任何人不得将事关基金会机密的信息载体带出办公室。电脑使用人员应爱护各种设备,降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养。发现设备故障,应及时报请维修。严禁上班时间用电脑玩游戏、听音乐、聊天。

第四条 各部门所需的办公用品,由办公室统一购置。购置或验收应有两名以上人员共同参与,各部门按实际需要领用。办公用品只能用于办公,不得移作他用或私用。所有员工对办公用品必须爱护,勤俭节约,杜绝浪费,禁止贪污,努力降低消耗、费用。日常办公用品或报销正常办公费用,必须按财务管理规定报请有关负责人批准后始得购置。

第五条 电话为办公配备、使用。禁止员工为私事打长途电话。违者补交长途电话费外,再给予所打长途费等额的罚款处理。

 

第三章 档案管理制度

第六条 行政部负责本中心的档案管理工作(财务档案按规定由财务部门独立归档保管),其主要职责包括:

1、   制订中心档案管理制度和实施办法,并负责监督、指导和检查执行情况;

2、   负责中心各类档案、文件资料的接收、整理、分类、保管、利用、统计、鉴定和移交;

3、   负责监督指导各部门日常文件整理工作,组织完成中心文件材料的立卷、归档,及必要的档案管理业务培训;

第七条 由基金会统一举办的、涉及多部门参与的大型项目、大型活动等综合性工作,应由主要牵头部门制作专题档案。没有牵头部门的,由秘书长或副秘书长指定部门收集整理。专题档案应在此项工作结束后一个月内整理完成,并移交行政部。

第八条 档案工作实行部门主管负责制。各部门档案管理的主要职责是:负责本部门文件收集、整理、分类等工作。部门档案整理以年度为单位,每年末,各部门将整理造册的档案,于12月底之前移交行政部。

第九条 档案管理要求。

a)      基金会各种具有保存价值的文件、方案、软件、合同协议、财务资料、人事资料、会议纪要、图片、影像、实物等,上述资料必须立卷、归档;

b)     档案编号以“一案一号”为原则,遇有一案归入多类者,应先确定其主要类别进行编号。归档后必须填写《档案管理登录表》。

c)      档案保存期限除政府有关法令外,一律按照下列规定办理:

       1.      永久保存:中心章程、理事会监事会纪要、中心证照、各级批文、印鉴、年度财务报表、规章制度、人事资料、债权凭证、大型活动照片、音像资料以及其它核定须永久保存的文书;

       2.      十五年保存:财务凭证;

       3.      五年保存:各类合同协议,完结后的项目档案,其它经核定须保存五年的文书;

       4.      一年保存:完结后无长期保存必要的文书。

第十条 档案的保管。

a)      各部门负责起草的文书及项目档案资料,由各部门负责整理装订后交由行政保管;

b)     需销毁的档案应作记录。销毁档案须由2人以上人员共同完成,档案销毁每年进行一次,即每年的一月;

c)      档案应有专柜存放、加锁。定期清理通风,防湿、防虫蛀、防霉、防丢失,保证档案安全;

d)     员工工作变动或离职时应将经手的文件材料向部主任或秘书长指定的接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

第十一条 档案的利用。

a)      档案资料只有内部人员可以借阅。外部人员确需参阅时,需要秘书长授权;

b)     必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追究责任;

c)      不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经秘书长批准才能摘抄或复制;

d)     不准转借,必须专人专用;

e)      档案借阅的期限为两周,用完按时归还。对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报秘书长处理。如需延长借阅时间,另行办理续借手续。

 

第四章 公章、证照管理

第十二条 公章管理制度。

a)      公章由行政部保管;

b)     公章原则不允许携带外出,若确系特殊需要须经行政部主管批准后方可借走,且借出的印章当天归还;员工如需要单位出具有关证明,本人应先提出书面申请,部门负责人审核,秘书长或副秘书长同意后方可使用;印章管理人变更时,应及时办理交接手续,填写《印章交接清单》。

第十三条 证照管理制度。证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等,如法人登记证、机构代码证、法人代表人证书等。

a)      基金会证照由行政统一保管;

b)     证照的使用包括借用、复印等,如需使用原件,必须填写《物品借用登记表》,经行政部主管批准后方能使用。

 

广州法泽社区公益基金会

2018年6月28日